Assemblea di condominio: come funziona, dalla convocazione al verbale

Ogni settimana preparo assemblee. Alcune scorrono via in venti minuti, altre durano due ore perché il tema è delicato. La differenza, quasi sempre, non è il tema: è quanto l’assemblea è stata preparata prima di iniziare.

Molti condòmini arrivano alla loro prima riunione senza sapere bene cosa aspettarsi: chi ha convocato, perché quella data, cosa possono davvero decidere. Qui provo a rispondere con ordine, punto per punto.

Chi convoca l’assemblea, e quando

La convocazione spetta all’amministratore. Per l’assemblea ordinaria — quella che approva il rendiconto dell’anno appena chiuso — la legge fissa un termine preciso: va convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 1130 n. 10 c.c.). È un termine che rispetto sempre, perché il rendiconto è il primo strumento di fiducia tra amministratore e condòmini: prima lo vedete, prima potete fare domande.

Un’assemblea straordinaria, invece, si convoca quando serve decidere su qualcosa che non può aspettare la riunione annuale: un lavoro urgente, un preventivo da approvare, un problema che riguarda tutti. Può chiederla l’amministratore stesso, oppure un gruppo di condòmini che rappresenti una quota significativa del valore dell’edificio. In ogni caso, l’avviso di convocazione deve arrivare con un anticipo ragionevole e deve indicare chiaramente l’ordine del giorno: cosa si discute, punto per punto. Se un argomento non è scritto nell’ordine del giorno, in assemblea non si può deliberare su quello — è una delle prime cose che spiego a chi partecipa per la prima volta.

Ordinaria o straordinaria: cambia la frequenza, non le regole di voto

La distinzione è più semplice di quanto sembri. L’assemblea ordinaria è quella annuale, prevista per legge, dedicata soprattutto al rendiconto e al preventivo per l’anno successivo. Le assemblee straordinarie si convocano tutte le volte che serve, senza un numero massimo: un condominio con lavori in corso può averne diverse in un anno, uno tranquillo magari nessuna oltre quella annuale.

Le regole per calcolare chi ha diritto di voto e quanto vale il suo voto (in base ai millesimi di proprietà) restano le stesse in entrambi i casi. Cambia solo cosa si sta decidendo — ed è proprio questo, come vedremo, a determinare quale maggioranza serve.

Quorum e maggioranze: dipende sempre da cosa si vota

Qui nasce la maggior parte della confusione, ed è comprensibile: il codice civile non prevede un’unica maggioranza per tutte le delibere. Cambia in base al tema — manutenzione ordinaria, lavori straordinari, innovazioni, nomina di un nuovo amministratore hanno soglie diverse tra loro.

Per questo, quando preparo un ordine del giorno, indico sempre accanto a ogni punto la maggioranza richiesta per quella specifica delibera. Non è un dettaglio burocratico: è quello che permette a chi partecipa di sapere in anticipo se il suo voto, sommato agli altri, può davvero far passare o bloccare una decisione.

Un caso che conosco bene, perché è tra i motivi per cui i condòmini mi contattano, è la delibera per cambiare amministratore. Qui la legge è chiara: serve una delibera assembleare con la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno 500 millesimi, anche in seconda convocazione (art. 1136 c.c.). È una soglia reale, e capisco perché scoraggia: significa costruire consenso, non basta la volontà di una sola persona. Ne parlo più nel dettaglio, con i passaggi pratici, nella guida su come cambiare amministratore di condominio.

Le deleghe: farsi rappresentare senza essere presenti

Se non puoi partecipare, puoi delegare qualcuno a votare al posto tuo — un altro condòmino o una persona di fiducia, secondo quanto previsto dal regolamento del tuo condominio. Alcune regole limitano quante deleghe la stessa persona può portare in assemblea, proprio per evitare che pochi voti concentrino troppo peso: il dettaglio esatto va verificato caso per caso, perché dipende dalla dimensione del condominio. È una delle informazioni che includo sempre nell’avviso di convocazione, così chi non può esserci sa esattamente come farsi rappresentare.

Il verbale: perché va letto, non solo firmato

Il verbale è la memoria scritta di quello che è stato deciso. Deve riportare chi era presente (di persona o per delega), i punti discussi, come si è votato su ciascuno e gli eventuali dissensi espressi da chi non era d’accordo. Non è un formalismo: è il documento a cui tornerai se, tra sei mesi, qualcuno chiede “ma questo l’avevamo deciso davvero?”.

Per questo lo scrivo in modo che si possa rileggere senza bisogno di essere stati in sala. Se una discussione è stata complessa, riporto anche il ragionamento che ha portato alla decisione finale, non solo il risultato del voto.

Se non sei d’accordo con una delibera

Chi era assente, dissenziente o si è astenuto ha strumenti per contestare una delibera che ritiene viziata — per esempio perché presa fuori dalle proprie competenze o senza rispettare le maggioranze richieste. Il codice civile prevede termini brevi per farlo, quindi se hai dei dubbi il primo passo è parlarne subito con l’amministratore, prima che il termine passi. In questi casi la trasparenza del verbale conta doppio: più è chiaro cosa è stato deciso e come, più è semplice capire se c’è davvero un motivo per contestare.

Come preparo io un’assemblea

La differenza tra un’assemblea che scorre e una che si trascina, l’ho detto all’inizio, si vede prima che inizi. Nel mio lavoro significa arrivare con i documenti pronti — preventivi, rendiconti, relazioni tecniche — inviati per tempo, non letti per la prima volta seduta stante. Significa anche un ordine del giorno scritto in modo che chi lo legge capisca di cosa si parlerà, senza doverlo indovinare.

Quando la discussione si scalda — e a volte succede, perché si parla di soldi e di casa propria — il mio compito è riportarla sui fatti: cosa dice il preventivo, cosa prevede il regolamento, cosa ha deciso l’assemblea in passato su quel tema. Assemblee preparate, non subite: è così che provo a gestire ogni riunione, dalla prima convocazione al verbale finale. Se gestisci l’ordinaria amministrazione del tuo condominio insieme a me, questo è il metodo che applico anche lì: lo raccontano in dettaglio le pagine sull’amministrazione ordinaria e su chi sono.

Domande frequenti

Ogni quanto si tiene l’assemblea di condominio? L’assemblea ordinaria è annuale, per approvare il rendiconto entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (art. 1130 n. 10 c.c.). Le assemblee straordinarie si convocano ogni volta che serve decidere su un tema specifico, senza un numero fisso all’anno.

Chi può partecipare all’assemblea di condominio? Ogni condòmino proprietario, di persona o tramite delega a un’altra persona. Il diritto di voto è collegato ai millesimi di proprietà, non è un voto per testa.

Quanti millesimi servono per cambiare amministratore? Serve una delibera con la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno 500 millesimi, anche in seconda convocazione (art. 1136 c.c.). Ne parlo passo per passo nella guida dedicata al cambio amministratore.

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